Klantcase Gemiva: van losse verwachtingen naar een stevige preventiemedewerker-rol in de praktijk
Preventiemedewerker zijn betekent vaak schakelen tussen beleid en praktijk. Zeker in organisaties met meerdere locaties. Je krijgt vragen, taken en signalen uit verschillende hoeken. Maar zonder duidelijke structuur ontstaat er al snel ruis:
- Wat hoort wel en niet bij mijn rol?
- Wat moet ik aantoonbaar kunnen laten zien?
- Hoe voorkom ik dat ik ad hoc blijf reageren?
Gemiva wilde dat anders aanpakken. Niet door “nog een tool” toe te voegen, maar door de rol van preventiemedewerker concreet en werkbaar te maken. Om dit te realiseren hebben ze de hulp van KMO Solutions ingeroepen.
De aanpak: eerst de rol, dan de software
Sinds april 2025 ondersteunde een arbo consultant van KMO Solutions Gemiva bij het vormgeven van de preventiemedewerker-rol. We begonnen bij de basis:
Taken en verantwoordelijkheden uitschrijven en structureren.
Dat klinkt eenvoudig, maar dit is precies waar veel organisaties de bocht missen. Ze starten in een systeem, maken sjablonen, zetten vinklijsten klaar. En komen er later achter dat de inhoud niet landt, omdat de rol en verwachtingen niet scherp genoeg waren.
Door eerst de rol helder te maken, werd daarna ook duidelijk wat er in de software moest gebeuren.
Van structuur naar een praktisch systeem per locatie
Na het uitwerken van de rol hebben we dit vertaald naar het softwaresysteem PRIO. Daarin zijn sjablonen ingericht die Gemiva helpen om consistent en praktisch te werken.
En erg belangrijk: die sjablonen zijn niet generiek gehouden. Ze zijn gevuld met vragen die aansluiten bij de verschillende locaties en teams. De aanpak en manier van uitvoeren blijft overal hetzelfde, maar de vragenlijsten sluiten wél aan op de praktijk per locatie en team. Zo kun je vanuit één werkwijze snel de juiste vragen klaarzetten, met net andere accenten waar dat nodig is.
Daarbij was ook een goede inrichting van PRIO essentieel: logisch opgebouwd, overzichtelijk en direct bruikbaar, zodat het systeem helpt in plaats van dat het extra werk oplevert.
Het resultaat is een proces en een systeem (RI&E software) die:
- Overzichtelijk zijn, omdat taken en stappen logisch zijn opgebouwd
- Praktisch zijn, omdat de vragen aansluiten bij de dagelijkse situatie
- Op maat zijn, omdat verschillen tussen locaties zijn meegenomen
Wat het Gemiva oplevert
Gemiva ervaart de combinatie van de samenwerking met de arbo consultant en de gebruiksvriendelijke software PRIO van KMO Solutions als een versterking van het werk als preventiemedewerker:
“De combinatie van de fijne samenwerking met de arboconsultant en de gebruiksvriendelijke software zorgt ervoor dat ik mijn werk als preventiemedewerker goed, efficiënt en met vertrouwen kan uitvoeren.”
In het kort de winst:
- Efficiënt werken met vaste formats en minder dubbel werk
- Meer grip op wat er moet gebeuren en wat prioriteit heeft
- Met vertrouwen de rol kunnen uitvoeren, omdat verwachtingen, taken en opvolging kloppen
Software is dus geen oplossing op zichzelf. Het werkt pas echt als je eerst helder hebt wie wat doet, waarom, en hoe je dat in de praktijk organiseert.
Want als je die volgorde omdraait, krijg je vaak een net ingericht systeem dat toch niet gebruikt wordt zoals bedoeld.
Wil je dit ook zo aanpakken binnen jouw organisatie?
Dan begint het niet alleen met “welk systeem”, maar ook met de vraag:
Is de rol van preventiemedewerker bij ons scherp genoeg om er elke week op te kunnen sturen?
Software helpt je om alles overzichtelijk op één plek te verzamelen en er analyses uit te halen. Maar zonder een strak proces blijft het een leeg hulpmiddel. Je hebt mensen én een werkwijze nodig om RI&E binnen jouw organisatie als een continu proces te organiseren. Zo zal veiligheid altijd geborgd zijn.
Meer weten of wil jij ook ondersteuning op het gebied van je preventiemedewerker?
Neem vrijblijvend contact met ons op.