Hoe bereid je je goed voor op een RI&E-toetsing?
Een RI&E-toetsing voelt voor veel organisaties als een spannend moment. Logisch, want er kijkt een externe deskundige mee naar iets waar je intern vaak lang aan hebt gewerkt.
Toch is een toetsing niet bedoeld om je organisatie af te rekenen. Het doel is om te beoordelen of je RI&E volledig, actueel en betrouwbaar is. Met andere woorden: geeft de RI&E een goed beeld van de risico’s binnen jouw organisatie? En sluit het Plan van Aanpak daar logisch en praktisch op aan?
Een goede voorbereiding helpt enorm. Niet alleen om de toetsing soepeler te laten verlopen, maar vooral om te voorkomen dat belangrijke informatie ontbreekt of onnodig gezocht moet worden.
Wat wordt er precies getoetst?
Bij een RI&E-toetsing beoordeelt de kerndeskundige niet alleen het RI&E-document zelf. Er wordt ook gekeken naar de manier waarop de RI&E tot stand is gekomen en of de uitkomsten goed onderbouwd zijn.
Daarbij kijkt de toetser onder andere naar:
- De gebruikte inventarisatiemethode
- Of alle relevante arbeidsrisico’s zijn meegenomen
- De kwaliteit van de risico-inschatting en prioritering
- De onderbouwing van conclusies en bevindingen
- Het Plan van Aanpak en de voorgestelde maatregelen
- De betrokkenheid van medewerkers en medezeggenschap, zoals OR of PVT
- De actualiteit van de RI&E
- De aansluiting op actuele wetgeving, kennis en professionele inzichten
Dat laatste wordt nog weleens onderschat. Een RI&E is geen momentopname die jarenlang vanzelf geldig blijft. Organisaties veranderen. Werkprocessen veranderen. En ook inzichten over veilig en gezond werken ontwikkelen zich.
Denk bijvoorbeeld aan onderwerpen als psychosociale arbeidsbelasting, fysieke belasting, gevaarlijke stoffen, beeldschermwerk of binnenklimaat. Risico’s die vroeger minder aandacht kregen, kunnen vandaag juist zwaar meewegen.
Welke documenten moet je gereed hebben?
Naast de RI&E zelf is het verstandig om relevante achtergrondinformatie vooraf te verzamelen. Zo voorkom je dat tijdens de toetsing steeds aanvullende documenten moeten worden opgezocht.
Denk aan:
- Het Plan van Aanpak
- Een actueel organogram
- Verzuimgegevens, mits relevant voor de RI&E
- Het arbobeleid
- BHV-organisatie en BHV-plannen
- Rapportages van eerdere onderzoeken, bijvoorbeeld over PSA, werkdruk, binnenklimaat, gevaarlijke stoffen of machineveiligheid
- Ongevals- en incidentregistraties
- Verslagen waaruit blijkt dat OR of PVT betrokken is geweest
- Eventuele aanvullende beleidsstukken of werkinstructies die horen bij specifieke risico’s
Let op: meer documenten is niet automatisch beter. Het gaat er vooral om dat de informatie relevant, actueel en vindbaar is. Een volle map zonder duidelijke lijn helpt minder dan een compacte set documenten die goed aansluit op de risico’s in de RI&E.
Hoe belangrijk is actualiteit?
Een RI&E moet aansluiten op de actuele situatie binnen de organisatie, maar ook op de huidige stand van de wetenschap, techniek en arbeidskundige inzichten.
Een toetser kijkt daarom onder andere naar:
- Wanneer de RI&E is uitgevoerd
- Of er daarna organisatorische wijzigingen zijn geweest
- Of werkprocessen, locaties of functies zijn veranderd
- Of nieuwe risico’s zijn ontstaan
- Of het Plan van Aanpak nog actueel is
- Of maatregelen daadwerkelijk zijn uitgevoerd
- Of de RI&E rekening houdt met actuele kennis, wetgeving en professionele inzichten rondom arbeidsrisico’s.
Een RI&E die enkele jaren oud is, hoeft niet automatisch ongeldig te zijn. Maar je moet wel kunnen uitleggen waarom de RI&E nog representatief is.
Zijn er nieuwe locaties geopend? Is de bezetting veranderd? Zijn er andere werkzaamheden bijgekomen? Is er sprake van toegenomen werkdruk, incidenten of verzuim? Dan is het verstandig om die wijzigingen vóór de toetsing in beeld te brengen.
Hoe regel je een RI&E-toetsing?
Een toetsingsplichtige RI&E moet worden beoordeeld door een gecertificeerde arbokerndeskundige of arbodienst. Welke deskundigheid nodig is, hangt af van de werkzaamheden binnen je organisatie en de risico’s die daarbij horen.
De toetsing kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd door een:
- Hogere veiligheidskundige
- Arbeidshygiënist
- Arbeids- en organisatiedeskundige
- Bedrijfsarts
Sinds 1 juli 2022 mogen arbokerndeskundigen alleen toetsen binnen het gebied waarvoor zij gecertificeerd zijn. Het is dus belangrijk om vooraf goed te kijken welke deskundigheid past bij jouw organisatie en de aanwezige risico’s.
Een veelvoorkomende misvatting: getoetst betekent niet klaar
Een getoetste RI&E voelt misschien als een eindpunt. Maar dat is het niet.
De toetsing is vooral een kwaliteitscontrole op de RI&E en het Plan van Aanpak. De echte waarde ontstaat pas daarna: in het uitvoeren, opvolgen en borgen van maatregelen.
Krijg je na de toetsing bevindingen terug? Dan betekent dat niet automatisch dat de RI&E onvoldoende is. Het hoort vaak bij het normale proces. De toetser helpt zichtbaar maken waar aanvulling, aanscherping of betere onderbouwing nodig is.
Begin daarom niet pas met arbobeleid nadat de toetsing heeft plaatsgevonden. De toetsing is juist het sluitstuk van een goed RI&E-proces.
Voorbereidingschecklist RI&E-toetsing
Gebruik deze checklist om te controleren of je goed voorbereid bent:
-
RI&E afgerond en intern beoordeeld
-
Plan van Aanpak opgesteld
-
OR of PVT betrokken
-
Onderliggende documenten verzameld
-
Openstaande vragen geïnventariseerd
-
Contactpersonen aangewezen
-
Toegang geregeld tot het gebruikte RI&E-systeem
-
Wijzigingen sinds de uitvoering van de RI&E in beeld gebracht
-
Actuele maatregelen en voortgang gecontroleerd
Goed voorbereid toetsen
Een goede voorbereiding versnelt het toetsingsproces aanzienlijk. De toetser krijgt sneller inzicht, vragen kunnen direct worden beantwoord en de kans op onnodige vertraging wordt kleiner.
Maar er zit ook een andere kant aan. Voorbereiden betekent niet dat je de RI&E mooier maakt dan hij is. Het gaat er juist om dat je eerlijk en volledig laat zien waar je organisatie staat.
Want een sterke RI&E is geen papieren verplichting. Het is een praktisch hulpmiddel om risico’s zichtbaar te maken, maatregelen te nemen en veilig en gezond werken structureel te verbeteren.
Wil je weten of jouw RI&E klaar is voor toetsing?
KMO Solutions helpt je om overzicht te krijgen, de juiste documenten te verzamelen en je RI&E-proces stap voor stap sterker te maken. Neem vrijblijvend contact op.
