Bij veel organisaties blijft de uitvoering  van de RI&E achter; Maatregelen blijven openstaan, verantwoordelijkheden zijn niet scherp of wanneer een arboadviseur of preventiemedewerker vertrekt, valt het proces stil.

Een gestructureerde uitvoering van de RI&E vraagt daarom om drie dingen:

• Duidelijke procesfasen
• Een heldere taakverdeling
• Een vast ritme van opvolging

Zodra je dát goed organiseert, verandert de RI&E van een verplicht document in een stuurinstrument.

Stap 1. Denk in procesfasen, niet in losse acties

Veel organisaties behandelen de RI&E als één groot project. In de praktijk werkt het beter om te werken met duidelijke fasen, bijvoorbeeld:

• Voorbereiding en planning.
• Inventarisatie.
• Analyse en prioritering.
• Opstellen plan van aanpak.
• Uitvoering en opvolging.
• Evaluatie en bijstelling.

Door per fase expliciet te maken wie welke rol heeft, voorkom je dat taken tussen wal en schip vallen. Daarnaast helpt het om onderscheid te maken tussen verschillende domeinen binnen de RI&E, zoals:

• Beleid
• Gebouwen en technische veiligheid.
• Psychosociale arbeidsbelasting

Elk domein kent namelijk eigen risico’s, met eigen expertise en vaak ook andere verantwoordelijken.

Stap 2: Werken met het RASCI-model

Het RASCI-model maakt rollen concreet:

R – Responsible. Degene die de taak daadwerkelijk uitvoert.
A – Accountable. Degene die eindverantwoordelijk is en zorgt dat het goed gebeurt.
S – Supportive. Ondersteunt in de uitvoering.
C – Consulted. Wordt vooraf geraadpleegd voor inhoudelijk advies.
I – Informed. Wordt geïnformeerd over voortgang of resultaat.

Combineer stap 1 en 2 en ervaar direct de waarde hiervan. Per fase en per maatregel staat nu exact aangegeven wie welke rol heeft.

Deze aanpak zorgt er voor dat je goed nadenkt wie welke rol heeft bij welke processtap. Denk maar eens aan de volgende zaken:

Voorbereiding en planning

• Wie stelt de planning op?
• Wie bepaalt welke deel-RI&E’s worden uitgevoerd?
• Wie bepaalt de vragen?
• Wie communiceert naar de organisatie?

Inventarisatie

• Wie vult de vragenlijsten in?
• Wordt dit gedaan door leidinggevenden, medewerkers of een combinatie?
• Wie faciliteert groepssessies of interviews?

Analyse en prioritering

• Wie voert de risicoberekening uit?
• Wie bepaalt de prioriteit van maatregelen?
• Wordt hierbij een vaste systematiek gebruikt?

Plan van aanpak

• Wie formuleert de maatregelen concreet?
• Wie stelt deadlines vast?
• Wie controleert of maatregelen realistisch en haalbaar zijn?

Uitvoering en opvolging

• Wie bewaakt de voortgang?
• Wie rapporteert aan management of bestuur?
• Hoe wordt bewijs vastgelegd?

Door dit vooraf in een procesplan vast te leggen, creëer je continuïteit. Ook wanneer sleutelfiguren vertrekken.

Als je deze vragen toespitst op een zorgorganisatie, dan kan je bijvoorbeeld tot de volgende rollen komen:

• Een arboadviseur coördineert het totale proces, bewaakt planning en analyseert uitkomsten.
• Een manager op het gebied van verzuim, vitaliteit en veiligheid faciliteert en ondersteunt waar nodig.
• Het bestuur stelt beleid vast, geeft mandaat en draagt het belang actief uit.
• Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor veilige werkomstandigheden binnen hun team en rapporteren voortgang.
• Medewerkers hebben kennis uit de praktijk en signaleren risico’s hierdoor makkelijker
• Facilitaire zaken richt zich op gebouw- en veiligheidsrisico’s.
• De ondernemingsraad wordt geraadpleegd en heeft instemmingsrecht op het plan van aanpak.

Door deze rolverdeling expliciet te maken per fase en per deel-RI&E, ontstaat overzicht en eigenaarschap.

Stap 3: Voeg een vast ritme toe

Een duidelijke rolverdeling zonder ritme verzandt alsnog. Werk daarom met vaste momenten waarbij de RI&E ‘vastgepakt’ wordt. Denk aan het bespreken van incidenten of concrete acties om de veiligheid te verbeteren. Of juist het verkrijgen én periodiek bespreken van inzichten in ricio’s, incidenten of besluiten. Dit hoeft geen zwaar traject te zijn. Juist een vast en overzichtelijk ritme zorgt voor rust en voorspelbaarheid. Ook wanneer er personen met kennis vertrekken blijft het proces op deze manier geborgd.

Wil je dit ook concreet maken in jouw organisatie? Download hieronder de RASCI template en begin direct.