RI&E actueel houden: wat betekent dat juridisch en praktisch?
Een RI&E actueel houden is wettelijk verplicht en essentieel voor een veilige bedrijfsvoering. Alleen een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben is niet genoeg. De Arbowet verplicht je namelijk om de RI&E continu te laten aansluiten op de actuele werksituatie.
Wat betekent een actuele RI&E?
Wat is een actuele RI&E? Een vaste termijn, bijvoorbeeld ‘eens per drie jaar’, zou het makkelijk maken. Alleen: die termijn staat nergens concreet in de Arbowet. En precies dat maakt het in de praktijk zo lastig: wanneer is je RI&E dan wel actueel genoeg?
De basis van het actueel houden ligt in:
- Artikel 5 van de Arbowet
- Het Arbobesluit
- Toezicht door de Nederlandse Arbeidsinspectie
- Beleidsregels van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
De wet noemt geen vaste herzieningsdatum. Maar wat de wet vraagt is helder: de RI&E moet altijd aansluiten op de actuele situatie binnen je organisatie. Een actuele RI&E geeft namelijk een volledig en realistisch beeld van de huidige arbeidsrisico’s binnen je organisatie. Het is dus niet gebaseerd op hoe het ooit was, maar op de situatie van nu.
Dat betekent dat:
- De werksituatie correct is vastgelegd
- Alle relevante risico’s zijn geïnventariseerd
- Werkprocessen up-to-date zijn beschreven
- Preventiemaatregelen actueel zijn
- Het Plan van Aanpak aansluit op de praktijk
Omdat de wet geen harde vervaldatum noemt, draait ‘actueel’ vooral om aantoonbare aansluiting op de werkelijkheid. Verandert er iets wezenlijks in je organisatie, dan is dat meestal ook een signaal om je RI&E opnieuw tegen het licht te houden. Denk aan een verhuizing, verbouwing, nieuwe apparaten of middelen, andere roosters, groei of krimp, nieuw werk, andere doelgroepen of wijzigingen in hoe teams samenwerken (bijvoorbeeld meer thuiswerken). Ook incidenten, bijna-ongevallen of signalen over werkdruk en ongewenst gedrag kunnen aanleiding zijn om bij te werken.
Een verouderde RI&E voldoet niet aan artikel 5 van de Arbowet. De RI&E moet altijd overeenkomen met de werkelijkheid op de werkvloer. Maar ‘actueel’ staat dus niet gelijk aan ‘recent opgesteld’. Een RI&E van zes maanden oud kan alsnog niet actueel zijn als de werkzaamheden zijn veranderd. En een oudere RI&E kan prima aansluiten als deze periodiek is getoetst en waar nodig is bijgewerkt.
Wanneer moet je een RI&E actualiseren?
Je moet je RI&E bijwerken zodra er relevante veranderingen plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan:
Organisatorische wijzigingen
- Groei of krimp van personeelsbestand
- Nieuwe functies
- Reorganisatie of fusie
Wijzigingen in werkprocessen
- Nieuwe machines of apparatuur
- Gebruik van nieuwe stoffen
- Verandering van werkmethoden
- Digitalisering
Wijzigingen in de werkomgeving
- Verhuizing
- Verbouwing
- Nieuwe werkplekken
Incidenten en signalen
- Ongevallen
- Beroepsziekten
- Medewerkersklachten
- Hoog ziekteverzuim
Nieuwe wet- en regelgeving
- Aangepaste arbonormen
- Nieuwe richtlijnen
- Branchespecifieke eisen
Bij dit soort veranderingen moet je beoordelen of de huidige RI&E nog actueel is. Is dat niet zo, dan ben je verplicht deze te actualiseren.
Hoe vaak moet je een RI&E bijwerken?
De Arbowet noemt geen vaste termijn, maar houd je in de praktijk aan de volgende richtlijn:
- Toets je RI&E periodiek op actualiteit (bijvoorbeeld door vaste evaluatiemomenten in te plannen).
- Werk je RI&E direct bij zodra er relevante veranderingen zijn in werk, organisatie of risico’s.
Waar let de Nederlandse Arbeidsinspectie op?
Bij een controle kijkt de Nederlandse Arbeidsinspectie niet alleen of er een RI&E ligt, maar ook of deze actueel is en aantoonbaar wordt beheerd.
- Inhoud
- Zijn alle actuele risico’s opgenomen?
- Ontbreken er belangrijke risico’s?
- Plan van Aanpak
- Is het plan bijgewerkt?
- Worden maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd?
- Proces
- Wordt de RI&E regelmatig geëvalueerd?
- Zijn medewerkers betrokken?
- Vastlegging
- Zijn herzieningen gedocumenteerd?
- Zijn evaluaties vastgelegd?
Ontbrekende documentatie kan leiden tot handhaving of een boete.
Gevolgen van een niet-actuele RI&E
Een verouderde RI&E brengt juridische en financiële risico’s met zich mee.
- Boetes en sancties
- Boetes op grond van de Arbowet
- Last onder dwangsom
- Aansprakelijkheid
- Bij een arbeidsongeval kun je als werkgever aansprakelijk worden gesteld wanneer risico’s niet correct zijn vastgelegd of aangepakt.
- Verzekeringsproblemen
- Verzekeraars kunnen dekking beperken wanneer blijkt dat preventiemaatregelen onvoldoende zijn vastgelegd of uitgevoerd.
Een actuele RI&E is dus geen document, maar het resultaat van een goed proces. Zo maak je van je RI&E een vast onderdeel van je arbobeleid, in plaats van een verplicht document in een map.
Samenvatting: een actuele RI&E sluit aan op vandaag
Een RI&E actueel houden betekent dat je continu afstemt op de praktijk. De RI&E moet een betrouwbaar en actueel beeld geven van arbeidsrisico’s en beheersmaatregelen. Kort gezegd: een actuele RI&E sluit aan op vandaag, niet op gisteren.
Wil je zeker weten dat jouw RI&E actueel is? Twijfel je of jouw RI&E nog voldoet aan de Arbowet? Of wil je het actualiseren professioneel aanpakken, zonder onnodige administratieve last? KMO Solutions helpt je met heldere software, praktische begeleiding en deskundig advies. Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek en zorg dat je RI&E aantoonbaar op orde is.
Meer weten? We helpen je graag.
Neem vrijblijvend contact met ons op.