Van los Word-document naar datagedreven RI&E
Bij Noordwest Ziekenhuisgroep is Marcel Slikker, senior adviseur arbeidsomstandigheden, verantwoordelijk voor het uitvoeren én borgen van RI&E’s. Toen hij startte in zijn rol, werkte de organisatie nog grotendeels met losse Word-documenten. Dat was jarenlang de standaard, maar sloot steeds minder aan bij de behoefte aan overzicht, samenwerking en continuïteit.
“Het ging vooral individueel in Word. Dat werkt, maar je mist borging, overzicht en het samen leren van elkaar.” – Marcel Slikker
De aanpak
Toen Marcel met KMO Solutions ging samenwerken is er focus gelegd op twee zaken; de interne aanpak en het proces.
Om de verandering beheersbaar te houden, koos Marcel bewust voor een parallelle interne aanpak.
- Niet iedereen hoefde tegelijk mee in de nieuwe werkwijze. Een deel van de collega’s richtte zich voorlopig op andere taken.
- Marcel werkte aan het uitdenken, testen en vastleggen van het RI&E-proces en door de doorvertaling naar PRIO.
De samenwerking met de arbo consultant van KMO Solutions een belangrijke rol bij het vastleggen van een goed proces. Zij brachten het bestaande proces terug naar de kern en vertaalden dit naar een digitale inrichting die logisch en werkbaar blijft.
Marcel Slikker“De Arbo consultant van KMO Solutions hielp mij om scherp te krijgen: wat zijn nu écht de essentiële stappen? En waar zaten de zwaktes van het oude Word‑proces?”
De volgende stap volgde pas nadat het proces helder op papier stond. Pas toen duidelijk was hoe Noordwest Ziekenhuisgroep het RI&E-proces had ingericht en logisch konden verbeteren gingen Marcel en KMO Solutions samen kijken hoe dit het beste vertaald kon worden naar PRIO.
Die volgorde is belangrijk; het systeem is niet leidend, maar juist het eigen proces moet als uitgangspunt genomen worden. Samen werd gekeken welke stappen, begrippen en werkwijzen één-op-één pasten en hoe het proces en het systeem op elkaar aan te sluiten zijn.
“Eerst moet je voor jezelf weten: dit is hoe wij werken en dit is wat logisch voelt. Pas daarna ga je kijken hoe je dat in PRIO goed kunt neerzetten.” – Marcel Slikker
Door deze aanpak sloot het systeem beter aan op de dagelijkse praktijk en PRIO werd daarmee geen ‘extra tool’, maar een ondersteuning van een proces dat al doordacht en gedeeld was.
“Pas als je weet hoe je zelf wilt werken, kun je kijken hoe het systeem daarbij aansluit.” – Marcel Slikker
Het resultaat
De Noord West Ziekenhuis groep is de implementatie van PRIO aan het uitrollen binnen de organisatie, maar de eerste resultaten worden zichtbaar:
- Er is meer structuur en overzicht in het RI&E-proces.
- Tijdswinst doordat handmatig werk afneemt
- Inzicht en waardevolle data
En deze resultaten zijn meteen de basis voor nog meer voordelen; tijd kan nu beter worden ingezet voor échte gesprekken met medewerkers. Hierdoor wordt, bijvoorbeeld de input voor de RI&E, nog waardevoller en betrouwbaarder.
“Er komt weer meer tijd voor écht contact met de medewerkers. Door het nieuwe proces willen we veel RI&E’s opnieuw doorlopen en door de ondersteuning van PRIO kan dat op een makkelijkere manier die minder tijd kost. Daardoor kunnen we echt contact hebben met de medewerkers in plaats van alleen functioneel door vragenlijsten gaan samen”. – Marcel Slikker
De beschikbaarheid van data ziet Marcel als één van de grootste voordelen van digitaal werken. De informatie uit de RI&E’s gebruikt hij niet alleen operationeel, maar ook als fundament voor beleid. Bijvoorbeeld binnen het cluster verzuim en duurzame inzetbaarheid, bij het onderbouwen van trends zoals nachtwerk en fysieke belasting, en bij het leggen van verbanden tussen risico’s en verzuimcijfers.
Waar deze onderbouwing eerder vaak gebaseerd was op ervaring en gevoel, kan hij nu met concrete inzichten richting de Raad van Bestuur aangeven waar knelpunten zitten en waarom bepaalde investeringen nodig zijn.
Dat is herkenbaar voor veel organisaties; want zodra RI&E-informatie niet langer verspreid staat over losse documenten wordt het makkelijker om gegevens te vergelijken, patronen te herkennen en beter te bepalen waar de grootste risico’s zitten en welke maatregelen prioriteit verdienen.
Voor preventiemedewerkers en arbo adviseurs betekent dit meer houvast in gesprekken met het management. Voor leidinggevenden en bestuurders betekent het dat keuzes en investeringen beter onderbouwd zijn. Beslissingen worden niet meer gebaseerd op een onderbuikgevoel, maar omdat zichtbaar wordt wat er echt speelt in de organisatie.
“Waar je vroeger vooral op gevoel onderbouwde, kan ik nu met data laten zien waar knelpunten zitten en waarom iets aandacht verdient.” – Marcel Slikker
De belangrijkste lessen
Op basis van zijn ervaring deelt Marcel een praktisch advies voor andere organisaties die met RI&E-software aan de slag willen:
1. Zet eerst je eigen proces op papier.
2. Leg dat naast het systeem en kijk waar het matcht.
3. Begin gewoon – pas door te doen ontdek je wat werkt.
“Als je alleen maar blijft nadenken en vergelijken, kom je niet verder. Je moet gewoon gaan ‘doen’ om te ontdekken wat wel en niet werkt.” – Marcel Slikker
Wij helpen je graag!
Heb jij vragen over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen? Bel, mail of vul het contactformulier in. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!